Outsourcen van BI en analytics? Dacht het niet!

22 juli 2021 | Blog | Tessa de Vor

Behaal strategisch voordeel door onafhankelijk te zijn

Het gonst nu al een aantal jaar door de markt. Wil je er als organisatie bij blijven horen, moet je ‘iets’ met data gaan doen. De beloften van datagedreven werken zijn groot. Organisaties die beslissingen zoveel mogelijk nemen op basis van feiten en cijfers, zijn als geen ander in staat een brug te slaan tussen de behoefte van de klant en activiteiten als R&D, marketing & sales, en onderhoud. Op die manier leidt een data gedreven business tot een verbeterde klantervaring, meer winstgevendheid en/of een betere dienstverlening richting de klant. Dat klinkt op papier prachtig. Maar in de praktijk verdrinken veel organisaties nu nog in de vraag: wat is ‘iets met data doen’? Wat is BI en analytics? Veel mensen hebben daar wel ideeën over maar concretiseren is lastig. Dit geldt ook voor collega’s binnen de organisatie. Op de financiële afdeling hebben een aantal collega’s vast verstand van Excel en elke organisatie heeft wel een IT afdeling en een ERP leverancier. Maar dan houdt het vaak ook wel op. Terwijl ‘iets met data doen’ een strategische beslisser behoeft.

Omdat in veel organisaties deze strategische beslisser met kennis van data ontbreekt, ben je overgeleverd aan externe adviseurs. Vaak in de vorm van jullie software leveranciers. Zij leveren bij hun applicatie een standaard set aan rapportages. Of het komt voor dat iemand uit het MT een webinar heeft gevolgd. In dat webinar werd een fantastische BI tool gepresenteerd. Met 1 druk op de knop rollen allerlei rapportages van de band. Rapportages die al het inzicht geven waar je al die jaren alleen maar van kon dromen. Wie wil dat nou niet? De portemonnee wordt getrokken.

Met een andere bril naar BI en analytics kijken

Nadat het stof is neergedaald, en je een mooi pakket aan standaard dashboards rijker bent, kom je tot de conclusie dat je nog steeds niet het inzicht hebt dat je wilt hebben. En wil je dat aanpassen, dan loop je tegen maatwerk aan. Dat is niet wat je wil. Je wilt kort op de bal kunnen zitten, steeds weer nieuw inzichten opdoen. Steeds weer met een andere bril naar de data kijken. Dat vergt tijd, en oefening. Niemand weet namelijk direct welke inzichten hij nodig heeft. Daar gaat een lang proces van trial & error aan vooraf. En daarbij wil je ondersteund en geïnspireerd worden. En niet afgestraft door hoge kosten voor extra consultancy en maatwerk. Of overladen door een stapel dashboards waarvan je niet weet waar je moet beginnen. Je het de ruimte nog om te kunnen experimenteren, door zelf met de vingers aan de knoppen te zitten.

We zien daarom langzaamaan een kentering in de markt. Waar eerst de neiging was om BI en data analytics ‘as a service’ af te nemen, komt nu steeds meer het besef dat je deze competentie juist heel dichtbij wil hebben. In het hart van je organisatie, dicht tegen het MT aan. Je wil snel kunnen schakelen met iemand die vanuit jouw eigen bedrijf meedenkt over welk inzicht je nodig zou kunnen hebben. Over welke ‘drivers’ in jouw business uniek én bestuurbaar zijn. Dat is voor elke organisatie anders. Ook al gebruik je allemaal hetzelfde software pakket zoals SAP of AFAS.

Het belang van processen tijdens BI en analytics

En praat je over BI en analytics, dan praat je eigenlijk automatisch ook over processen. De kwaliteit van jouw data is zo goed als de kwaliteit van je processen. En die processen analyseer je vervolgens weer met behulp van data. Ben jij extreem goed in klantenservice? Dan heb je daar ook excellente processen voor. Die wil je zoveel mogelijk meten. Wat vinden klanten van mij? Hoe lang moeten ze wachten op hun bestelling? Hoeveel klachten krijgen we binnen? Kan je dat goed meten? Dan kan je je proces verder aanscherpen. Maar de kans is groot dat je er achter komt dat je datakwaliteit te wensen over laat. Dan is daar eerst werk aan de winkel. Allemaal uniek voor jouw organisatie.

Conclusie

Is het daarom verstandig om BI en analytics uit te besteden? Mijn antwoord daarop is heel duidelijk: NEE. Ondanks dat leveranciers met goudomrande aanbiedingen jou het leven makkelijker lijken te maken, zorgen ze er in feite voor dat je stuurinformatie krijgt die 13 in het dozijn is. En dat is die investering niet waard. Kernactiviteiten en bijbehorende competenties wil je als organisatie altijd intern beleggen. En data is tegenwoordig voor elke organisatie een kernactiviteit. En dat neemt alleen maar toe in de nabije toekomst. Daarom moet je jouw data competenties ook intern opbouwen. Denk dan aan een BI analist, een data analist en een BI ontwikkelaar.

Moet je dan alles in huis hebben, ook als je niet zoveel data hebt? Dat is niet nodig. De ingewikkelde BI werkzaamheden, zoals het ontwerpen en bouwen van een dataplatform kan je afnemen bij een implementatiepartner. Dit zijn eenmalige activiteiten. Vervolgens kan je dan deze partij, die jouw een senior BI expert levert, als ‘achtervang’ gebruiken voor verdere nieuwbouw. Voor het kleine onderhoud en kleine aanpassingen kan je echter het beste een eigen BI expert in huis halen. Eentje die jouw business en onderscheidend vermogen kent. Die weet hoe de processen lopen en welke data belangrijk is. Zo iemand betaalt zich uit door alle maatwerk analyses en procesverbeteringen die hij of zij jou gaat geven. Dan ben je past écht slim bezig!

Tot slot…