Power BI: What’s next?

6 oktober 2022 | Blog

Steeds meer organisaties gaan met Power BI aan de slag. En terecht. Deze tool van Microsoft bestaat al lang, maar heeft de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Jaar na jaar staat Power BI bovenaan in de Gartner Magic Quadrant als beste Analytics en BI-platform. Het systeem is zeer eenvoudig in gebruik te nemen en kent krachtige functies die voorheen alleen voor echte BI-specialisten weggelegd waren. En dan is het ook nog eens gunstig geprijsd.

Maar deze laagdrempeligheid zorg ook voor een probleem. De uitrol van een BI-platform is technisch gezien heel eenvoudig. Maar, zoals alle BI-specialisten weten, is de techniek tegenwoordig niet meer het probleem. Overal is een – vaak relatief eenvoudige en goedkope – oplossing voor. De echte uitdaging zit hem in de vraag of de organisatie ook gebruik gaat maken van de nieuwe BI-tool. Want alleen dan haal je de ROI op Power BI zoals je in de ronkende reclamefolders van BI-leveranciers wordt beloofd.  

Datademocratisering
Waarom zou je eigenlijk willen dat iedereen in de organisatie gebruik maakt van Power BI? Het antwoord is simpel: op het moment dat teams zelf inzichten krijgen die anders alleen voor de managers bedoeld waren, kunnen ze direct meedenken over de oorzaken van de ontwikkelingen die gaande zijn. Én wat zij daar zelf aan kunnen doen. Dat noemen we ook wel datademocratisering.

Een voorbeeld: een afwijkende trend in een Power BI-rapport werd verklaard door foutieve invoer in het bronsysteem. De manager wist dit niet en begon al koortsachtig naar oplossingen te zoeken. De medewerker had echter snel door waardoor het kwam: om snelheid te kunnen behalen, werd het veld ‘accountmanager’ vaak gevuld met dezelfde naam terwijl dat eigenlijk niet klopte. Geen haan die daarnaar kraaide. Totdat het zichtbaar werd op het dashboard. De medewerker voerde direct een verbeteractie in en de maand erop waren er weer kloppende cijfers. Wat zou er gebeurd zijn als de manager het dashboard niet met de afdeling gedeeld had?

Implementatie en gebruik
Hoe zorg je dan dat iedereen in de organisatie aan de slag gaat met Power BI? Het antwoord is minder simpel. Tot frustratie van vele BI-ontwikkelaars blijkt keer op keer uit de ‘rapportagemonitor’ dat alleen de mensen van de IT en finance afdeling de Power BI-rapportages gebruiken. “Hoe komt dat” vragen ze dan? “We hebben Power BI toch uitgebreid op intranet aangekondigd?”

De belangrijkste reden voor het lage gebruik is het gebrek aan kennis én mensen om Power BI op een goede manier in de organisatie uit te rollen. De focus ligt vaak op de technische implementatie van Power BI; te weinig op het gebruik ervan. Bij data gaat het niet alleen om weten welke knoppen er in Power BI zitten; maar vooral om welke analyses je kunt doen. Daarvoor zijn inhoudelijk experts uit de business essentieel. Als deze mensen niet betrokken worden; kunnen de dashboards nooit echt van waarde voor hen zijn.

Ook moet geaccepteerd worden dat een dashboard nooit af is. Soms verbeteren cijfers door een tijdje ergens op te focussen, en moet je je aandacht daarna weer ergens anders op richten. Als blijkt dat een ontworpen KPI eigenlijk niet beïnvloedbaar is, moet je een andere KPI bedenken. Of de doelen van de organisatie veranderen door een wijziging in de strategie. Daarom moet je je dashboards constant blijven aanpassen. Niet elke week, maar wel op vaste ijkmomenten. Hiervoor zijn BI-analisten die midden in de business staan essentieel.

What’s next?

Heb je Power BI aangeschaft maar wil je er nu écht waarde uit gaan halen?

• Zie de implementatie van een BI-tool als Power BI niet als een technische implementatie, maar als een kans. Een kans om betere beslissingen te kunnen nemen op een lager niveau in de organisatie, om medewerkers meer ‘ownership’ te laten ervaren van de resultaten van hun werkzaamheden. Deze medewerkers betrekken is daarom essentieel.
• Ga er niet vanuit dat je project ‘af’ is zodra de eerste dashboards zijn geïmplementeerd. Zie Power BI als een aanjager van continue verbetering. Over afdelingen heen, en door alle lagen van de organisatie.
• Zorg voor draagvlak voor datagedreven werken bij senior management van de organisatie, laat hen inzien welke waarde inzichten uit data kunnen opleveren.
• Zorg voor ‘eigenaren’ in de business: elke afdeling heeft wel iemand die het leuk vindt om data te analyseren of die het proces goed kent. Betrek deze personen vanaf het begin bij de uitrol van Power BI.
• Neem een vaste BI-analist aan die zich midden in de business begeeft en aangesloten blijft. Die nieuwe wensen snel kan omzetten in nieuwe inzichten en slim kan meedenken over nieuwe analyses of KPI’s.

Data analist as a Service
Die slimme en flexibele data-analist: die wil iedereen wel. Helaas zijn deze mensen steeds lastiger te krijgen. Zeker als MKB-organisatie is het niet altijd mogelijk een dergelijke expert fulltime in dienst te nemen. Daarvoor is het data analist as a service model van Adapt Analytics ideaal. Een vaste analist, die jouw business goed kent, voor een vast aantal uren per maand tot je beschikking. Niet als externe, maar als ‘part of the team’ en als sparringpartner. Kennis die je zelf niet in huis kunt halen, maar die zo wel beschikbaar komt. Geen vast dienstverband, maar wel vaste senior kennis voor een vast bedrag per maand. Zodat jij snel grote stappen kunt maken in het datagedreven werken.

Wil jij hier meer van weten?

Heb je interesse in de wereld van data, ben je benieuwd wat een van bovenstaande trends voor jouw organisatie kan betekenen of wil je eens sparren? Dat kan! Onze adviseurs staan je graag te woord. Neem gerust contact met ons op.