Procesoptimalisatie door middel van data

9 december 2022 | Blog

Een business analist houdt zich vaak bezig met verandertrajecten (waar meestal een IT-component aan vast zit). Denk hiervoor bijvoorbeeld aan de implementatie van een nieuwe software. Eerst moeten hiervoor de huidige processen in kaart worden gebracht. Je kan namelijk pas verder als je weet wat de huidige situatie is. Door de huidige situatie in kaart te brengen krijg je meer inzichten in de bestaande processen. Door middel van dit inzicht kunnen de sterktes en zwaktes van deze processen worden opgesteld. Aan de hand van de sterktes en zwaktes kan uiteindelijk een beslissing genomen worden over het verandertraject. Zo kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor een bepaalde functionele of technische inrichting van een systeem, aan de hand van deze analyse.

Voordat er een verandering plaats kan gaan vinden moeten er een aantal vragen beantwoord worden, waaronder:

• Wat zijn de huidige functionele processen?
• Wat gebeurt er op dit moment in de functionele processen?
• Wie zijn hier verantwoordelijk voor?
• Welke systemen worden er geraakt bij een verandering?
• Welke informatie stormen vinden plaats in het proces?
• Wat is het effect van een verandering?

Deze vragen dienen als een maatstaaf voor het veranderproces. Hierdoor kan je namelijk controleren of de verandering goed gaat. Je wil namelijk een probleem oplossen.

Het probleem dat veel bedrijven hebben is dat processen vaak in het hoofd van medewerkers zitten. Deze processen zijn vaak niet vastgelegd. Er is binnen een bepaalde afdeling vaak een kennishouder. Deze persoon weet alles van de processen af. Als deze persoon ziek of afwezig is, kan dit voor problemen zorgen. Hierdoor is het belangrijk om samen met de afdeling de processen vast te leggen. Zo zorg je er ook voor dat iedereen het proces op dezelfde manier uitvoert.

Als je een verandering wil doorvoeren moet je het er eerst over eens zijn wat het huidige proces is. Deze processen moeten gegeneraliseerd worden, zodat iedereen over hetzelfde praat. Bij het in kaart brengen van een proces en het bespreken daarvan, zal je zien dat er al snel kleine verbeteringen naar boven komen. Dit omdat iedereen met een andere blik naar de processen kijkt. Zo kan het zijn dat de communicatie tussen twee afdelingen niet super verloopt. Afdeling A moet informatie sturen naar afdeling B en doet dit op een manier waarvan zij denken dat het goed is. Echter is afdeling B veel tijd kwijt aan het verwerken van deze informatie. Door middel van een template te gebruiken kan er veel tijd bespaard worden. Dit is een voorbeeld van een quick win die naar voren kan worden als je alleen al met elkaar het proces bespreekt en in kaart brengt.

Wat voor invloed heeft data op dit proces?
In (bijna) elk proces zit een datacomponent. Aan de hand van data kunnen beslissingen worden genomen. Zo kan je bijvoorbeeld zien hoe vaak een proces wordt uitgevoerd. Aan de hand hiervan is het mogelijk om trends/ ontwikkelingen te herleiden. Ook is het mogelijk om te zien wat de doorlooptijd is en waar wachttijden ontstaan. Zo is het mogelijk om bottlenecks in kaart te brengen en deze aan te pakken. Het is waardevol om dit soort meetgegevens te hebben, want dat maakt het mogelijk om de effecten van je veranderingen te meten. Als de wachttijden minder lang worden weet je bijvoorbeeld dat je procesoptimalisatie gewerkt heeft.

Wil jij hier meer van weten?

Heb je interesse in de wereld van data, ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kan betekenen of wil je eens sparren? Dat kan! Onze adviseurs staan je graag te woord. Neem gerust contact met ons op.